Jenis-Jenis Surat Beserta Fungsinya yang Harus Diketahui

Jenis surat berdasarkan isinya dibagi menjadi tiga jenis yang memiliki fungsi berbeda, yaitu surat pribadi, surat dinas atau resmi dan surat dagang.

Surat pribadi merupakan surat berisi tentang pesan pribadi. Surat ini memiliki fungsi untuk menyampaikan pesan, kabar atau perasaan kepada keluarga, teman, sahabat, gebetan, pasangan atau kenalan. Di era modern ini, surat pribadi bisa dikirimkan melalui e-mail, SMS, whatsapp, facebook atau aplikasi lainnya.

Sedangkan surat dinas atau surat resmi, merupakan sebuah surat yang ditujukan atau dikirimkan untuk kantor atau pemerintahan, atau surat yang dibuat oleh kantor atau pemerintah untuk pihak yang memiliki hubungan dengan dinas atau instansi tersebut. Surat dinas atau resmi, biasanya dibuat dengan bahasa yang resmi dan baku. Surat dinas atau surat resmi, memiliki fungsi untuk memberikan informasi kepada pihak yang bersangkutan dengan instansi, mendaftar kerja, perijinan kerja, nota dinas, surat panggilan atau hal-hal yang bersangkutan dengan instansi.

Dan jenis surat berdasarkan isinya yang terakhir adalah surat niaga atau surat dagang. Surat niaga atau surat dagang memiliki fungsi untuk memberikan permintaan atau penawaran barang dan jasa, surat pesanan dalam hal perdagangan, surat tagihan, periklanan dan lain sebagainya.

Jenis surat berdasarkan keamanan isinya dibagi menjadi empat, yaitu surat sangat rahasia, surat rahasia, surat terbatas dan surat biasa.

Surat sangat rahasia merupakan surat yang berupa dokumen atau naskah rahasia. Surat sangat rahasia ini memiliki fungsi untuk menyampaikan sebuah dokumen penting yang berhubungan dengan negara. Surat yang sangat rahasia ini memiliki kode SR atau SRHS, yang memiliki arti surat sangat rahasia. Contoh dari surat sangat rahasia ini adalah dokumen atar negara, dokumen kemiliteran, dokumen dari departemen penerangan dan dokumen semacamnya.

Jenis surat rahasia adalah surat yang memiliki fungsi untuk menyampaikan pesan penting, yang hanya diketahui oleh pejabat yang berhak menerima surat tersebut. Surat rahasia ini contohnya seperti laporan konduite dari pejabat atau DPPP.

Jenis surat yang selanjutnya adalah surat terbatas, yang memiliki fungsi untuk memeberikan informasi penting, yang isinya hanya boleh diketahui oleh pejabat tertentu. Surat terbatas ini contohnya seperti surat laporan dinas, surat usulan pegawai baru, surat hasil rapat dan lain sebagainya.

Surat berdasarkan keamanan isinya yang terakhir adalah surat biasa, yang isinya hanya berupa masalah biasa dan bukan rahasia. Surat biasa ini menyampaikan sebuah informasi umum, yang boleh diketahui secara umum. Seperti surat ucapan terimakasih, surat edaran, surat pengumuman dan lain sebagainya.

Jenis surat yang ketiga adalah surat yang dibedakan berdasarkan derajat penyelesaiannya. Surat jenis ini dibagi menjadi tiga yaitu surat sangat segera atau kilat, surat segera dan surat biasa.

Surat sangat segera atau surat kilat, merupakan surat yang berfungsi untuk menyampaikan sebuah informasi darurat, yang harus sesegera mungkin diterima oleh penerima surat, seperti surat tugas, surat pemberitahuan pegawai, surat rapat dan lain sebagainya.

Jenis surat segera adalah surat yang memiliki fungsi untuk menyampaikan pesan yang harus segera ditanggapi seperti surat lamaran pekerjaan. Dan surat biasa adalah surat yang tidak harus segera ditanggapi.

Jenis surat yang selanjutnya adalah surat berdasarkan jangkauan penggunaannya. Surat jenis ini dibedakan menjadi dua, yaitu surat intern dan ekstern.

Surat intern adalah surat yang memiliki fungsi untuk sarana berkomunikasi antara pegawai dalam satu instansi, seperti surat permohonan cuti yang dikirim keatasan. Sedangkan surat ekstern adalah surat yang memiliki fungsi untuk sarana komunikasi dengan instansi lainnya, seperti surat pengajuan kerjasama.

Jenis surat terakhir adalah surat yang dibedakan berdasarkan jumlah penerimanya. Surat jenis ini dibedakan menjadi tiga, yaitu surat edaran, surat pengumuman dan surat biasa.

Surat edaran merupakan surat yang hanya beredar di instansi yang bersangkutan. Surat edaran ini memiliki fungsi untuk menyampakan informasi penting, yang hanya diketahui oleh orang yang bersangkutan. 

Sedangkan surat pengumuman adalah surat yang memiliki fungsi untuk menyampaikan pengumuman, yang bisa diterima secara umum oleh karyawan, masyarakat dan siapapun yang berhak membaca pengumuman tersebut. Dan surat biasa adalah surat yang ditujukan khusus kepada seseorang tertentu.