5 Hal yang Perlu Diperhatikan saat Melakukan Rapat Online agar Lebih Efektif

Fimela.com, Jakarta Dengan perusahaan besar yang telah mendirikan beberapa cabang berbeda di berbagai daerah, kota, dan negara, pertemuan online telah menjadi bagian penting dari setiap organisasi bisnis. Mempertimbangkan keadaan krisis baru-baru ini yang menyebabkan lockdown di beberapa negara untuk menghentikan penyebaran virus corona, teknologi digital dan pertemuan virtual mulai memainkan peran penting.

Namun, terlepas dari ketersediaan komunikasi yang baik dan kemajuan teknologi, komplikasi mungkin muncul dalam mengadakan pertemuan online yang baik. Ini bisa terjadi karena berbagai alasan, mulai dari kesulitan teknis hingga masalah konektivitas hingga kurangnya diskusi struktural atau organisasi yang tepat. Jadi untuk membantumu melakukan rapat online yang lebih efektif, efisien, dan produktif dengan kolega. Berikut adalah 5 cara untuk menjadikan kehidupan kerja lebih baik dan lebih mudah dengan melakukan rapat secara online.

Periksa Semua Sistem Sebelumnya

Meskipun mungkin percaya diri, selalu lebih baik untuk memeriksa semua sistem dan perangkat seperti kamera, mikrofon, dan lainnya terlebih dahulu. Mungkin ada berbagai kesulitan teknis yang mungkin tidak dirimu sadari hingga muncul di antara rapat. 

Bersikaplah Rapi

Meskipun dirimu mungkin berpikir rapat online berbeda dari rapat tatap muka, ini salah besar. Berada dalam bingkai virtual membuatmu semakin terlihat. Ini menuntutmu untuk tampil rapi setiap saat. Pastikan untuk menyapa orang dan memiliki sikap yang menarik. Pertahankan efek yang tenang dan tampilkan diri dengan nada bersahabat yang akan membuat mereka merespons dengan cara yang sama.

Jangan pernah memulai rapat tanpa rencana yang jelas dan terstruktur. Pertemuan diadakan untuk mencapai suatu kesimpulan dan untuk memfasilitasi pengambilan keputusan. Jika dirimu gagal memberikan struktur dasar dan penjelasan yang jelas untuk presentasimu, hal itu mungkin akan menjadi bencana dan hanya akan menyia-nyiakan waktu semua orang. Siapkan agenda dan kirimkan ke semua peserta jauh-jauh hari sebelum rapat untuk mencapai efisiensi maksimum.

Jangan Menghindar dari Kamera

Kontak mata adalah suatu keharusan dalam segala bentuk pertemuan. Meskipun dirimu mungkin sadar kamera, dirimu tidak boleh terlihat terganggu atau sadar. Keterlibatan juga merupakan kebutuhan dasar dalam semua pertemuan online. Itu yang menentukan dedikasi dan komitmenmu. Pastikan dirimu menempatkan kamera pada sudut yang baik dan menyenangkan di mana semua peserta dapat melihat dirimu.

Simpulkan dengan Catatan yang Jelas

Pastikan dirimu menyimpulkan pertemuan dengan nada tinggi. Meskipun banyak yang akan teralihkan perhatiannya atau tidak terlalu memperhatikan diskusi selama rapat online, penting bagi dirimu untuk menyajikan akun rapat yang jelas dan diringkas kepada semua peserta di akhir rapat. Ini akan meninggalkan kesan yang efektif.

Nah, seperti apa pengalaman Sahabat Fimela saat melakukan rapat secara online?

#Changemaker