Membagi Tugas dan Aktivitas menjadi 4 Kuadran, Berikut Tips Mengatur Waktu di Tengah Kesibukan Dengan Time Management Matrix

Contoh ilustrasi pekerjaan — Dengan beban dan tanggungjawab yang besar, seseorang akan sulit membagi waktunya. (Foto: Pexels.com/Michaela)

Fimela.com, Jakarta Berbagai perusahaan hebat di dunia mengikuti 7 kebiasaan dari Stephen Covey serta mengadopsi time management matrix untuk memberikan formula yang sukses. Time management atau manajemen waktu ini bukan hanya waktu mulai dan berakhir saja. Time management juga termasuk keputusan dan penggunaan waktu yang produktif untuk menyelesaikan tugas sesuai dengan waktu yang ditentukan.

Time management matrix ini akan membantumu untuk mengatur berbagai tugas dengan membaginya menjadi 4 kategori sesuai dengan prioritas. Jika kamu memulai sebuah projek kamu tidak perlu mengerjakannya dari raw material sebab kamu tidak dapat menyelesaikannya tepat waktu.

Secara natural orang-orang akan mudah mengatur waktunya akan tetapi masih banyak orang yang sulit dalam membagi prioritas tugas dan pekerjaan yang diberikan. Faktor-faktor seperti tekanan dan jumlah pekerjaan di luar jobdesk juga menjadi penyebab banyak orang yang sulit mengatur waktunya.

Namun Sahabat FIMELA tidak perlu khawatir sebab Time Management Matrix ini sangat cocok untuk orang-orang yang memiliki jadwal dan waktu yang sibuk. Agar kamu tidak overwhelmed dan juga stres akan tugas dan aktivitas yang kamu lakukan, berikut FIMELA rangkum tips membagi waktu dengan time management matrix untuk kamu yang sibuk dari Instagantt untukmu.

TERKAIT: 5 Zodiak yang Suka Belanja dan Pandai Tawar Menawar

TERKAIT: 7 Manfaat Tidur di Kamar yang Gelap Bagi Kesehatan Tubuh

TERKAIT: 5 Zodiak yang Butuh Suasana Tenang dan Hening untuk Bisa Healing

Apa saja yang harus diisi dalam setiap bagan time management matrix?

Contoh ilustrasi membuat time management matrix — Berikut adalah pengisian time management matrix sesuai dalam kuadran dan prioritas tugas dan kegiatannya. (Foto: Pexels.com/Ivan Samkov)

Kuadran 1: Tugas urgent dan sangat penting

Kuadran pertama mengenai tugas dan aktivitas yang urgent dan sangat penting. Memang benar suatu aktivitas dan tugas memiliki kategori yang berbeda sehingga kita perlu waktu untuk melakukannya. Dalam kuadran 1 ini tugas-tugas tersebut membutuhkan perhatian yang cepat.

Contohnya ketika kamu memimpin rapat penting dalam kantor kemudian alarm kebakaran berbunyi, mana yang akan kamu dahului? Meeting atau keselamatan kerja? Inilah waktu untuk memutuskan mana yang penting dan urgent. Tentu saja situasi emergency inilah yang membutuhkan atensi lebih. Dengan menunda rapat, kamu bisa memprioritaskan keselamatan pekerja.

Kuadran 2: Kegiatan dan tugas jangka panjang

Pada kuadran 2 kamu akan menulis seluruh kegiatan dan tugas yang penting yang umumnya menjadi bagian dari pencapaian jangka panjang. Tugas dan aktivitas tersebut membutuhkan perencanaan jangka panjang sehingga kamu dapat mencapai tujuan pada akhir periode tertentu.

Misalnya, ketika kamu mengerjakan suatu projek dan projeknya jangka panjang, projek tersebut tidak selalu memiliki tanggal dan aktu yang spesifik sehingga kamu bisa mengatur waktu realisasi mulai dari 6 bulan hingga 1 tahun sekalipun. Kamu akan merencanakan projek ini sedemikian rupa. Kuncinya bukan terletak pada tengat waktu namun pada waktu yang sudah ditentukan berdasarkan keputusan bersama.

Kuadran 3: Kegiatan yang urgent namun tidak begitu penting

Pada kuadran 3, tulislah kegiatan yang bersifat urgent namun tidak begitu penting. Kita perlu untuk melakukan hal-hal urgent namun tidak begitu penting di kuadran 3. Contohnya, membayar tagihan setela itu pergi menuju office call ketika kita sedang bersama keluarga. Inilah yang disebut dengan urgent namun tidak begitu penting.

Kuadran 4: Kegiatan yang bersifat membuang waktu

Kuadran 4 terdiri dari berbagai kegiatan yang biasanya kita lakukan untuk sekedar "membuang-buang waktu" namun masih kita lakukan. Hal-hal tersebut termasuk dalam bagian kehidupan seperti penggunaan sosial media dalam berbagai gawai, bermain game, hingga menonton TV. Kita memang tidak dapat mengeliminasi secara total akan tetapi menaruh kegiatan ini dalam kuadran 4 dapat membantu mengontrol aktivitasmu.

Tips mengatur kesibukan dengan time management matrix

Contoh ilustrasi mengatur kegiatan dan aktivitas dengan time management matrix — Untuk kamu yang sibuk, berikut adalah tips untuk mengatur waktu dengan time management matrix. (Foto: Pexels.com/Ivan Samkov)

1. Buat list dan tenggat waktu dari setiap tugas yang dikerjakan

Sebelum menggunakan time management matrix, kamu harus tahu dulu mengenai tenggat waktu dari tugas-tugas yang kamu kerjakan. Pertama kamu buat list tugas-tugas yang sekiranya kamu lakukan dalam waktu tertentu misalnya 1 bulan atau bahkan setiap hari. Jangan lupa untuk menulis tenggat waktu dari masing-masing tugas. Dari sinilah kamu bisa tahu tugas mana yang memiliki tenggat waktu lebih cepat sehingga dapat meningkatkan kemampuan planning skillmu.

2. Identifikasi tugas atau pekerjaan yang dilakukan

Step selanjutnya dalam menggunakan time management matrix adalah untuk mengatur hal-hal yang sekiranya penting baik dalam ranah aktivitas serta pekerjaan. Analoginya kita masukkan batu ke dalam toples, dapatkah kita membuat space yang cukup untuk semua batu? Tentu tidak bukan.

Lain hal nya jika kita memisahkan antara batu berukuran besar dan kecil kemudian kita masukkan ke dalam toples. Dimulai dari batu berukuran besar kamu akan melihat adanya space lebih, semuanya diatur tanpa adanya gangguan. Sama halnya dengan pengaturan tugas sesuai dengan kategori terpenting dan paling urgent, kita dapat menyelesaikannya dengan baik.

3. Jadilah orang yang mindful

Ketika bekerja dalam sebuah projek, kamu harus menjadi orang yang mindful dan responsible. Dengan mengamati secara mendalam serta membaginya dalam beberapa kelompok secara tepat, kamu dapat menyelesaikan bagian tersebut dengan baik tanpa adanya gangguan atas bagian-bagian mana yang belum terselesaikan.

4. Belajar untuk menyatakan kata tidak pada hal-hal yang kurang penting

Dalam sekeliling kita, tentunya kita dituntut untuk melakukan aktivitas yang tentunya dengan cara profesional termasuk dalam kondisi personal serta berhubungan dengan pihak lain. Terkadang, kita terlalu banyak dengan rutinitas yang sangat menyita energi dan tentunya dapat menjadi kurang penting atau tidak menjadi bagian dalam pekerjaan yang dilakukan.

Memang benar membantu menyelesaikan dalam konteks membantu meringankan kerja orang lain sangat bagus akan tetapi ketika kamu benar-benar tidak dapat membantunya, kamu harus berani untuk menyatakan kata tidak, sebab bukan menjadi masalah untuk melakukan hal-hal kurang penting dan malah menghemat waktu dan energimu.

Penulis: Tisha Sekar Aji

Hashtag: #Unlocking the Limitless