Cara Mengatur Waktu Kerja dengan Time Blocking

Fimela.com, Jakarta - Pernah merasa jam kerja sudah hampir selesai, tetapi pekerjaan masih menumpuk? Bukannya bisa langsung pulang, kamu malah harus melanjutkan pekerjaan atau membawa beberapa tugas ke rumah. Kondisi seperti ini bisa terjadi ketika waktu kerja tidak memiliki pembagian yang jelas. Salah satu cara mengatur waktu kerja yang sederhana untuk membuat hari kerja lebih teratur adalah dengan menerapkan time blocking.

Dilansir dari Asana, time blocking merupakan strategi manajemen waktu dengan membagi hari ke dalam beberapa blok waktu yang masing-masing digunakan untuk pekerjaan tertentu. Jadi, bukan hanya membuat daftar tugas, kamu juga menentukan kapan tugas tersebut akan dikerjakan. Cara mengatur waktu ini membantu memberikan ruang khusus untuk pekerjaan penting sekaligus membuat penggunaan waktu terasa lebih terarah.

Misalnya, kamu bisa menyediakan waktu pukul 09.00-10.00 untuk membalas email dan pesan, kemudian pukul 10.00-12.00 untuk mengerjakan proyek utama. Setelah makan siang, kamu dapat kembali membuat blok untuk meeting, pekerjaan administratif, atau menyelesaikan tugas lainnya.

Dengan pembagian seperti ini, kamu tidak perlu terus-menerus memikirkan tugas apa yang harus dikerjakan selanjutnya. Jadwal yang sudah dibuat bisa menjadi panduan sepanjang hari.

Sebelum membuat time blocking, coba lihat terlebih dahulu semua pekerjaan yang perlu diselesaikan hari itu. Tidak perlu langsung memasukkan setiap aktivitas secara detail. Mulailah dengan menentukan tugas yang paling penting dan memiliki deadline paling dekat.

Setelah itu, perkirakan berapa banyak waktu yang dibutuhkan untuk mengerjakan masing-masing tugas. Misalnya, pekerjaan yang membutuhkan konsentrasi tinggi mungkin memerlukan waktu dua jam, sementara membalas email bisa diselesaikan dalam 30 menit.

Berikutnya, masukkan tugas-tugas tersebut ke dalam kalender atau planner. Kamu bisa menggunakan kalender digital, aplikasi pencatat, atau bahkan buku agenda. Pilih cara yang paling nyaman karena tujuan utama time blocking adalah membantu kamu bekerja lebih terarah, bukan menambah pekerjaan baru.

Coba juga kelompokkan tugas yang memiliki jenis serupa. Misalnya, daripada mengecek email setiap beberapa menit, buat satu blok khusus untuk membalas email. Hal yang sama bisa diterapkan untuk pekerjaan administratif, membuat laporan, atau mengecek pesan kerja.

Jangan lupa memberikan jeda di antara blok pekerjaan. Setelah fokus mengerjakan tugas dalam waktu tertentu, tubuh dan pikiran tetap membutuhkan waktu untuk beristirahat. Kamu bisa menggunakan waktu tersebut untuk mengambil minum, berjalan sebentar, atau sekadar menjauh dari layar.

Satu hal yang penting, jangan membuat jadwal terlalu penuh. Sisakan sedikit ruang untuk pekerjaan yang tiba-tiba muncul atau tugas yang ternyata membutuhkan waktu lebih lama. Dengan begitu, ketika ada perubahan dalam agenda, seluruh jadwal tidak langsung berantakan.

Salah satu tantangan terbesar dalam bekerja adalah keinginan untuk mengerjakan banyak hal sekaligus. Baru mulai membuat laporan, muncul notifikasi chat/email. Saat sedang membalas pesan, ada pekerjaan lain yang terasa lebih mendesak. Akhirnya, perhatian terbagi dan satu tugas pun terasa lebih lama untuk diselesaikan.

Di sinilah time blocking bisa membantu. Ketika sudah menentukan satu blok waktu untuk pekerjaan tertentu, cobalah memberikan perhatian penuh pada pekerjaan tersebut. Matikan notifikasi yang tidak diperlukan dan simpan pekerjaan lain untuk blok waktu berikutnya.

Kamu juga bisa menyesuaikan jenis pekerjaan dengan waktu ketika energi sedang berada di level terbaik. Kalau biasanya lebih fokus di pagi hari, gunakan waktu tersebut untuk mengerjakan tugas yang membutuhkan konsentrasi tinggi. Sementara pekerjaan yang lebih ringan bisa dikerjakan ketika energi mulai menurun.

Jangan lupa melakukan evaluasi di akhir hari. Coba lihat blok waktu mana yang berjalan sesuai rencana dan mana yang ternyata membutuhkan waktu lebih panjang. Dari sini, kamu bisa membuat jadwal berikutnya dengan lebih realistis.

Misalnya, kalau biasanya membutuhkan satu jam untuk menyelesaikan sebuah pekerjaan tetapi ternyata selalu memakan waktu satu setengah jam, berikan waktu yang lebih sesuai pada jadwal berikutnya.

Yang tidak kalah penting, jangan menganggap keberhasilan time blocking hanya dari seberapa banyak pekerjaan yang berhasil diselesaikan. Memiliki waktu istirahat dan bisa benar-benar berhenti bekerja ketika jam kantor selesai juga merupakan bagian dari pengelolaan waktu yang baik.

Dengan jadwal yang lebih terarah, kamu bisa bekerja dengan fokus tanpa terus merasa dikejar waktu. Jadi, bukan bekerja lebih lama, tetapi menggunakan waktu kerja dengan lebih bijak agar pekerjaan selesai dan kamu tetap bisa menikmati waktu setelah jam pulang.