Fimela.com, Jakarta Dalam dunia kerja, menentukan prioritas pekerjaan menjadi tantangan yang hampir setiap hari kita hadapi. Saat daftar tugas terasa menumpuk, sering kali kita bingung harus mulai dari mana. Padahal, tidak semua pekerjaan harus diselesaikan sekaligus atau pada waktu yang sama.
Dengan menetapkan prioritas yang tepat, kamu bisa mengatur alur kerja menjadi lebih terstruktur. Hasilnya, waktu digunakan secara efektif dan produktivitas pun meningkat. Kuncinya yaitu mampu membedakan mana yang harus dikerjakan segera, mana yang bisa dijadwalkan, didelegasikan, atau bahkan dihapus dari daftar.
Perencanaan yang matang bukan hanya soal menulis daftar pekerjaan, tetapi juga memahami tingkat urgensi dan pentingnya setiap tugas. Dengan strategi yang tepat, beban kerja terasa lebih ringan dan hasil pekerjaan pun lebih maksimal. Dilansir dari Personio, berikut 10 tips menentukan prioritas pekerjaan yang bisa langsung kamu terapkan.
What's On Fimela
powered by
1. Buat Daftar To-Do List
Langkah pertama dalam menentukan prioritas pekerjaan adalah membuat daftar tugas secara lengkap. Tuliskan semua pekerjaan yang perlu diselesaikan, mulai dari tugas harian yang sederhana hingga proyek jangka panjang. Kamu bisa menggunakan aplikasi manajemen tugas atau cukup menuliskannya di buku catatan. Dengan memiliki daftar ini, kamu bisa melihat gambaran keseluruhan beban kerja dan mulai mengurutkan prioritas berdasarkan urgensi, durasi, dan hasil yang diharapkan. Jangan lupa untuk memperbarui daftar ini secara rutin.
2. Kategorikan dengan Matriks Urgensi Penting
Gunakan prinsip Eisenhower untuk mengelompokkan pekerjaan menjadi empat kategori yaitu penting & mendesak, penting & tidak mendesak, tidak penting & mendesak, serta tidak penting & tidak mendesak. Cara ini memudahkanmu menentukan pekerjaan mana yang harus dikerjakan segera, mana yang bisa dijadwalkan, mana yang dapat didelegasikan, dan mana yang sebaiknya dihapus dari daftar.
3. Tinjau Beban Kerja Secara Berkala
Prioritas bisa berubah seiring waktu. Saat ada tugas baru atau kondisi mendesak, kamu perlu meninjau kembali daftar pekerjaan dan mengatur ulang urutannya. Periksa juga tugas-tugas yang selalu tertunda, mungkin tugas itu bisa dialihkan ke orang lain atau dihapus jika memang tidak terlalu penting.
4. Pecah Tugas Besar Menjadi Bagian Kecil
Tugas yang terlalu besar sering membuat kita enggan memulai karena terlihat rumit. Untuk mengatasinya, pecah tugas besar menjadi langkah-langkah kecil yang lebih mudah dikerjakan. Strategi ini membuat pekerjaan terasa lebih ringan dan mengurangi risiko menunda-nunda pekerjaan.
5. Fokus pada Satu Tugas dalam Satu Waktu
Multitasking sering dianggap efektif, padahal hanya sedikit orang yang benar-benar mampu melakukannya dengan baik. Faktanya, multitasking bisa mengurangi produktivitas hingga 40%. Cobalah teknik Pomodoro yaitu kerjakan satu tugas selama 25 menit, istirahat 5 menit, lalu lanjutkan kembali. Setelah empat sesi, ambil istirahat lebih panjang selama 15–30 menit.
6. Delegasikan Pekerjaan
Tidak semua tugas harus dikerjakan sendiri. Gunakan prinsip Eisenhower untuk menentukan tugas yang bisa diberikan kepada orang lain, terutama yang mendesak tapi tidak memerlukan keahlian khusus darimu. Mendelegasikan pekerjaan, terutama yang sifatnya rutin, dapat membebaskan waktu untuk fokus pada tugas yang lebih penting.
7. Tetapkan Tenggat Waktu yang Realistis
Optimis memang baik, tapi menetapkan tenggat waktu yang terlalu ketat justru bisa membuat frustasi dan mengganggu manajemen pekerjaan. Perkirakan durasi yang wajar untuk setiap tugas dan beri ruang untuk kemungkinan adanya hambatan. Jika tugas besar dipecah menjadi bagian kecil, tetapkan tenggat waktu untuk setiap bagian tersebut.
8. Kurangi Gangguan
Gangguan bisa datang dari notifikasi, percakapan singkat, hingga permintaan mendadak. Setiap gangguan ini dapat memutus konsentrasi dan menurunkan produktivitas. Cobalah matikan notifikasi saat fokus bekerja, gunakan headphone peredam bising, atau tentukan waktu khusus untuk membalas pesan dan email.
9. Catat Waktu yang Dihabiskan
Mencatat waktu pengerjaan tugas dapat membantu mengevaluasi efektivitas kerja dan menentukan estimasi yang lebih akurat di masa depan. Kamu bisa mengukur berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan, baik dengan teknik Pomodoro maupun alat pelacak waktu lainnya.
10. Tetap Fleksibel
Perubahan adalah hal yang wajar dalam pekerjaan. Bisa saja prioritas berubah karena ada tugas baru, perubahan tenggat waktu, atau kendala tak terduga. Dengan sikap fleksibel, kamu akan lebih mudah menyesuaikan rencana tanpa kehilangan arah.
Penulis: Siti Nur Arisha